Libros de contabilidad para autónomos

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11 marzo, 2017 - Samuel Juliá

La fiscalidad del autónomo exige llevar al día nuestros libros de contabilidad. No hacerlo puede suponer un gran riesgo, pero sobre todo te puede perjudicar operativamente a la hora de hacer tus declaraciones fiscales de forma eficiente. Los libros de contabilidad para autónomos son fáciles de hacer siempre que conozcas cómo funcionan.

No siempre los autónomos son conscientes de todas sus obligaciones fiscales y contables. Si ese es tu caso, en este post desgranaremos los 4 libros contables que necesitas llevar al día.

Puede también que todavía no te hayas dado de alta como autónomo y estás informándote sobre lo que tienes que hacer. En tal caso, puedes leer también el post Cómo darse de alta como autónomo con la tarifa plana.

De entrada, te anunciamos que tanto si tributas por el régimen de estimación directa simplificada (la inmensa mayoría) como normal, tienes que mantener estos libros de contabilidad para autónomos: el libro de facturas emitidas, el libro de facturas recibidas, el libro de bienes de inversión y el libro de gastos.

Tabla de contenidos

Libro de registro de facturas emitidas

Éste es el libro más común y el que conoce casi todo el mundo. Consiste en llevar un listado con todas las facturas que se han emitido a lo largo del período de facturación correspondiente. Las facturas deben aparecer por orden cronológico y todas deben contener los siguientes datos:

Fecha
Código o número de factura
Datos del emisor de la factura
Datos del destinatario
Base imponible
Tipo de IVA
Importe del IVA
Retención del IRPF (cuando corresponda)

El libro de registro de facturas emitidas nos permite saber cuánto hemos facturado a lo largo del año. También será de gran importancia a la hora de confeccionar la Declaración de la Renta y las declaraciones trimestrales y anuales del IVA e IRPF.

Ten muy en cuenta que no se puede alterar la numeración de las facturas. Es decir, si emitimos una factura con número 2017-0090, la siguiente factura que hagas deberá ser obligatoriamente 2017-0091. Y lo lógico es que tenga la misma fecha o posterior. En ningún caso debería haber saltos en la numeración.

Según la Agencia Tributaria, en este libro también pueden constar justificantes contables y documentos de aduanas que correspondan al desarrollo de la actividad empresarial.

En SerAutonomo.net encontrarás un libro de facturas expedidas para descargar. Generalmente, llevar un libro de facturas es fácil de hacer con Excel, aunque también existen muchos programas de facturación en la nube que te permiten llevar una relación de todas tus facturas anuales de forma mucho más profesional.

Si quieres saber cómo hacer una factura en Excel, este tutorial de Javier Muñiz te puede ser muy útil.

Libro de registro de facturas recibidas

Éste es otro de los libros de contabilidad para autónomos que nunca conviene olvidar. Se trata de llevar un registro de todas las facturas recibidas que estén relacionadas directamente con nuestra actividad.

Cuando un autónomo adquiere bienes y servicios para el desarrollo de su actividad (por ejemplo, el teléfono, la conexión a Internet, el alquiler del local…), generalmente puede optar a desgravarlo como gasto en la Declaración de la Renta. Además, podrá deducirse el IVA que haya pagado por esos bienes y servicios en las declaraciones trimestrales correspondientes.

El libro de registro de facturas recibidas es similar al anterior. Debe hacerse un listado con todas las facturas recibidas incluyendo fecha de expedición, numeración, datos del emisor y receptor, base imponible, IVA e IRPF si corresponde.

Puedes descargar un ejemplo del libro de facturas en modelofactura.net. Una de las buenas prácticas que tiene que asumir el autónomo es acostumbrarse a pedir factura de las compras de bienes y servicios que realice. Tomarse esto en serio le permitirá ahorrar dinero en los pagos a Hacienda.

Libro de registro de bienes de inversión

Vamos con uno de los libros menos comunes, pero que también es importante. Se trata del libro de registro de bienes de inversión. ¿A qué nos referimos con bienes de inversión? ¿Qué se considera un bien de inversión?

Hay productos que por su alto precio generalmente no se van a pagar de una sola vez, sino en varios trimestres. Incluso es posible que tardemos de un año contable en pagarlos. ¿Qué tipo de bienes son estos? Por ejemplo:

Una furgoneta de transporte.
Un ordenador de más de 300 euros.
Una oficina o local.

Los bienes de inversión pueden ser tanto bienes de inmovilizado material como inmaterial. Deben incluir las cuotas de amortización, el valor inicial del producto, la fecha de inicio de la amortización, el método de amortización, el proveedor y el valor residual del producto.

Son bienes que además se rigen por la regla de la prorrata, es decir, sólo se pueden deducir una parte del IVA abonado, no el 100%, según el artículo 102.1 de la Ley del IVA. Hay que tener en cuenta que estos bienes no te los puedes deducir totalmente en el IRPF. Te los tienes que desgravar a lo largo de varios años hasta que su valor llegue a cero.

Tablas de amortización de bienes de inversión

¿Cómo puedes saber qué porcentaje te puedes desgravar según el tipo de bien? Hacienda tiene elaboradas unas tablas con el coeficiente anual que te puedes desgravar o también el número de años para quienes van por estimación directa simplificada.

tablas de amortización simplificada — Tabla de amortización de los bienes de inversión según la AEAT

Si quieres saber cómo se hace el libro de bienes de inversión, en este documento puedes ver un ejemplo. En este caso, se ha comprado un ordenador por valor de 9000 euros, a amortizar en 5 años, con una cuota de 1800 euros en cada ejercicio.

Libro de gastos

El libro de gastos hace referencia a todas aquellas compras de las que no dispongamos de factura, pero sí un ticket de caja o justificante del banco. Aquí pueden incluirse elementos como:

Las cuotas a la Seguridad Social.
Ticket por un café o comida de negocios.
Compra de material de oficina, si no nos han dado factura.

El gran problema que plantea el libro de gastos es que no siempre es fácil justificar que un determinado gasto está relacionado con nuestra actividad. Es decir, si presentas un ticket de haber comido en un restaurante con un cliente, es difícil demostrar que dicha comida fue efectivamente por razones de trabajo.

Por este motivo, los expertos en contabilidad aconsejan no abusar mucho del libro de gastos. Y, preferiblemente, solicitar siempre factura de las compras de bienes que realicemos para poder justificar más fácilmente nuestras compras.

Este libro tendría que incluir:

El número del recibo
Nombre del proveedor o razón social
NIF o CIF del mismo
El importe
La imputación que te puedes desgravar
El tipo de gasto
El concepto.

Generalmente te vas a encontrar que hay bastante confusión en Internet con respecto a este libro; en muchos sitios simplemente te lo incluyen dentro del libro de facturas recibidas. No obstante, está entre los libros de contabilidad para autónomos y debe llevarse un registro aparte, ya que sólo se compone de recibos.

Aprende a crear tus libros de contabilidad para autónomos

Si eres autónomo y no llevas al día tus libros, tendrás problemas para hacer las declaraciones fiscales.

En muchas ocasiones, es la falta de una cultura contable y fiscal lo que nos impide llevar las cuentas al día. Si no estás al tanto de tus obligaciones, puedes hacer un curso de contabilidad que te ayude a gestionar mejor tu actividad y no arriesgarte a una sanción de Hacienda.

Hoy día no podemos arriesgarnos a cometer errores innecesarios. Busca en Cursos.com los mejores cursos de contabilidad y aprende a crear los libros de contabilidad para autónomos que necesitas por el bien de tu negocio.

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