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La nómina. Entender Retenciones y conceptos con ejemplos.

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Todos los trabajadores por cuenta ajena reciben periódicamente una nómina donde se indica cuánto han cobrado y en concepto de qué. Pero claro, no todos saben cómo leer una; y de hecho ha habido casos de empresarios que se han aprovechado de la situación. ¿Tenéis dudas y os gustaría saber cómo entender las retenciones y todo lo que hay especificado en el documento? Entonces no os perdáis el post de hoy, pues os explico cómo descifrar todo con ejemplos y sin complicaciones.

Entender las retenciones

Entender las retenciones

Qué es una nómina y cuál es su importancia

La nómina es el documento público en el que se detallan las diferentes percepciones salariales que recibe un trabajador, indicándose los pormenores que pueda haber: salario base, horas extra, pluses, etc. Además de ello también sirve para entender las retenciones que se aplican al pago; fuente de la mayor parte de los servicios públicos que podemos disfrutar hoy en día en este país.

De hecho, al ir completada y firmada por la empresa, es un documento que tiene valor legal en caso de que haya algún problema relacionado. También es muy importante a la hora de solicitar líneas de crédito, hipotecas, préstamos al consumo, etc.

Ejemplo de nómina

A continuación os pongo una nómina efectuada a un empleado. Y no, no es que cobre más de 15.000 euros al mes, sino que en el pago va incluida la indemnización por despido improcedente. Un caso que puede darse.

Identificación de las partes

Lo primero que os vais a encontrar en una nómina son las identificaciones; por una parte del trabajador y por otra parte de la empresa. Y bueno, como es lógico en cada apartado deben aparecer los datos oportunos para que todo esté en regla de cara al SEPE, a la Seguridad Social y a Hacienda:

  • En la parte del trabajador tendrá que figurar su nombre, sus dos primeros apellidos, el número del DNI, el puesto de trabajo que desempeña, la categoría profesional y el número de afiliación a la Seguridad Social. Tampoco vendría mal que pusiese la antigüedad en la empresa, aunque no es obligatorio.
  • En la parte de la empresa debe figurar, como poco, la denominación social, el CIF, la dirección y el código de la cuenta de cotización de la Seguridad Social.

Al final de la nómina también tendrá que estar la firma del responsable de la empresa o una firma electrónica legal. Más que nada para validar el documento.

Periodo de liquidación

Es muy importante que en el siguiente punto figure el periodo de tiempo que se ha tenido en cuenta para hacer la nómina; es decir, ¿a qué días corresponde el certificado de ingresos? Este dato puede ser colocado de diversas formas. Por ejemplo se podría indicar el número de días trabajados en un mes, los días de inicio y fin o incluso el nombre del mes. Os podréis encontrar cosas como “22 días de trabajo efectivo en Enero de 2018”, “del 1/01/2018 al 31/01/2018” o “Enero de 2018”. La cosa es que quede claro a qué franja de tiempo corresponde la nómina. Pero también es muy importante entender que la nómina es siempre un pago a mes vencido.

Explicación de los devengos

Devengos de nómina

Devengos de nómina

Los devengos son los pagos que recibe el trabajador, clave para entender las retenciones más adelante. Pueden distribuirse en dos categorías: percepciones salariales y percepciones no salariales. Son

En ambos casos hay que fijarse en que la nómina esté diseñada correctamente, pues suele haber muchas confusiones al respecto en pequeñas empresas que no tienen personal especializado en RRHH o gestión de contabilidad. Así pues nunca viene mal consultar el convenio colectivo aplicable, ya que ahí es donde se indican las percepciones que deben incluirse específicamente y el importe de las mismas. Tened también en cuenta que el empresario, de querer, podrá incluir de manera unilateral los devengos que queden fuera del contrato de trabajo y del convenio. Este caso se da, por ejemplo, con las cestas de Navidad, con pagas adicionales no contempladas o con remuneraciones puntuales no acordadas previamente.

Percepciones salariales

Las percepciones salariales son la contraprestación que reciben los trabajadores por su labor en la empresa. Aquí entrarían el salario base, los pagos en especie, que no pueden superar el 30% del total; las horas extra, pudiendo también pagarse estas dando días libres; o los diversos complementos salariales: plus de peligrosidad, plus de nocturnidad, etc. Todos estos conceptos cotizan a la Seguridad Social, y su distribución adecuada es necesaria para después entender las retenciones.

Percepciones no salariales

Las percepciones no salariales son aquellas que se dan por conceptos ajenos al propio trabajo. Por ejemplo aquí entrarían las prestaciones voluntarias del empleado a la Seguridad Social, los costes de la ropa de trabajo, también conocidos como “suplidos”; dietas, etc.

Salario bruto

Una vez calculados todos los devengos que percibirá el trabajador se tiene lo que se conoce comúnmente como salario bruto. Para convertirlo en neto o líquido seguid leyendo. Aunque eso sí, aquí os recomiendo que también echéis un vistazo a este artículo que publicamos en Cursos.com el otro día: Salario Neto. ¿Cómo calcular tu sueldo neto?

Base de cotización

En este punto suele haber un apartado donde se especifica cuál es la base de cotización, un parámetro clave que servirá como referencia para más adelante entender las retenciones. Básicamente se trata de un cómputo de las percepciones salariales y de la parte prorrateada de las pagas extraordinarias. También puede encontrarse este dato al final, junto con el importe que debe facilitar el empresario a la SS por tener al empleado en nómina.

Entender las retenciones fácilmente

Deducciones de la nómina

Deducciones de la nómina

La parte de las deducciones es, sin lugar a dudas, la más compleja de calcular y donde más errores suelen causarse; de ahí que sea muy importante verificar los datos con las tablas oficiales de la Seguridad Social. Especialmente en lo que a IRPF respecta. Vamos a ver qué tipo de deducciones puede haber en una nómina:

Contingencias comunes

Veréis que en toda nómina siempre aparece esta deducción, pero, ¿qué es? Básicamente se trata un importe que los asalariados pagan para que la Seguridad Social pueda dar las prestaciones sociales a quienes las necesiten (de algún lado tenía que salir el dinero, ¿no?). Aquí quedaría excluido lo relativo al desempleo y a las bajas derivadas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.

Los trabajadores aportan con un 4,7% de la base de cotización de su nómina a este fondo común de la Seguridad Social, mientras que los empresario hacen lo propio aportando un 23,6%.

Desempleo

Este concepto es el que garantiza que en caso de perder el empleo el trabajador pueda acceder a una prestación contributiva; es decir, al paro. En la nómina se le descuenta entre un 1,55% y un 1,60% dependiendo de si es indefinido o no. En lo que respecta al empresario, también tendrá que aportar por esta partida con un porcentaje que oscila entre el 5,75% y el 7,70% de la base de cotización (también dependiendo del tipo de contrato).

Formación Profesional

La Formación Profesional es uno de los pilares laborales de nuestro país, pues gracias a la red de centros y a la calidad de la educación impartida estamos a la vanguardia en lo que a oficios se refiere. Y claro, esto, además de otros programas formativos públicos, debe ser financiado de alguna manera; siendo ahí donde entran las nóminas.

Los trabajadores aportan a este concepto un 0,10% de la base de cotización, mientras que los empresarios hacen los propio ingresando un 0,60%.

Horas extraordinarias

Horas extra

Horas extra

En muchas empresas las horas extraordinarias o no se indican o se hace a modo “B”. Y bueno, sobra decir que esto último no es correcto para nada. De hecho las nóminas contemplan esta posibilidad, tal y como habéis podido ver en el apartado de devengos; teniendo además un sistema específico para gravar lo correspondiente. Ahora bien, no todas cotizan por igual:

  • Horas extra normales: son las que no responden a causas de fuerza mayor y que son de cumplimiento voluntario para los trabajadores. No puede haber más de 80 al año y la deducción aplicada es de un 4,7% para los trabajadores y de un 23,6% para los empresarios.
  • Horas extra de fuerza mayor. Este tipo de horas extra tienen la peculiaridad de que son de obligado cumplimiento para el trabajador. Se dan en casos graves donde sea necesaria la ayuda del empleado para evitar daños al patrimonio de la empresa o a la salud de las personas. Ejemplos de ello serían escapes contaminantes, riesgos de explosión, incendios, desencaje de piezas en altura, etc. No puede haber más de 80 al año y deben cotizar con un gravamen del 14%. 12% Pagadero por la empres y 2% por el empleado.

Aportaciones totales

Este campo básicamente funciona a modo recapitulativo de los gravámenes efectuados en los el área de deducciones.

IRPF

El Impuesto de la Renta de las Personas Físicas, más conocido por su acrónimo “IRPF”, es clave a la hora de configurar correctamente una nómina. Se trata de un impuesto que deben pagar todas las personas que tengan ingresos mínimos por trabajo y en todos los casos cuando se es autónomo. El mínimo dependerá de si vuestra Hacienda es la nacional o alguna de las forales, pero haceros a la idea de que esta cifra ronda los 12.000 euros brutos anuales. Es un impuesto clave en la economía nacional, y de hecho es el que más aporta a las arcas públicas. De ahí que sea importante entender las retenciones de este tipo.

Pero, ¿cuánto se paga? Dependerá de lo que ganéis, pues es un gravamen progresivo. Es decir, que cuanto más ganéis más tendréis que pagar. Pudiendo ser desde un 0%, tal y como os indicaba arriba, hasta un 45%. Para que os hagáis una idea la media ronda el 15%.

Nota: aseguraros de que no os estén deduciendo por debajo de lo que os corresponde, ya que en ese caso tendréis que ingresar la diferencia en la declaración de la renta. Si en cambio os retienen más de lo necesario os devolverán la diferencia hasta los 3.000 euros.

Anticipos

Anticipos de nómina

Anticipos de nómina

Los convenios colectivos suelen incluir una cláusula donde se faculta a los empleados para cobrar por anticipado la parte proporcional del salario si así se lo piden a la empresa. Obviamente en estos casos el empresario hará firmar al trabajador un recibí.

A final de mes este dinero figurará en el espacio de anticipos de la nómina. Y por cierto, en caso de solicitar la parte que corresponda de la paga extraordinaria del periodo, también se puede hacer siguiendo el mismo proceso.

¿Vuestro convenio colectivo no dice nada al respecto? No hay problema, ya que también se aclara en el estatuto de los trabajadores; y más concretamente en el artículo 29:

El trabajador (…) tendrá derecho a percibir, sin que llegue el día señalado para el pago, anticipos a cuenta del trabajo ya realizado”.

Total deducciones

Ahora viene lo que menos suele gustar a la gente: ver cuánto dinero se le quita de la nómina. Es un punto clave para determinar el líquido final, pues incluye todas las deducciones que hemos visto hasta ahora. Un buen resumen para entender las retenciones aplicadas de un solo vistazo.

Neto de nómina

Y finalmente podréis ver cuánto es lo que realmente cobraréis, el neto. Aquí básicamente se quitan las deducciones a los devengos declarados al inicio. Es decir, se quitan los impuestos y los anticipos a vuestro salario bruto.

Cómo elaborar una nómina paso a paso

Una vez vistos los diversos apartado de una nómina, ¿no os gustaría saber cómo se confecciona una? En el siguiente vídeo lo tenéis bien explicado:

Problemas a la hora de recibir la nómina

Hay que tener mucho cuidado a la hora de aceptar las nóminas, pues el hecho de que no reclaméis si hay algo errado en los cálculos podría traeros complicaciones en caso de protestar a posteriori. De ahí que sea importante comprobar que cada uno de los conceptos vistos en este artículo estén adecuadamente colocados. Si no fuera el caso hacedlo saber al responsable.

Pagos en negro

Uno de los mayores problemas económicos a los que se enfrenta España es el mercado sumergido, o lo que vendría a ser lo mismo, la economía que no se declara a Hacienda. Y bueno, creo que muchos de vosotros sabréis que a la hora de pagar salarios no son pocos los empresarios que ofrecen la posibilidad de dar dinero sin que figure en el contrato y/o en la nómina.

Sabed que esto, si bien a corto plazo puede beneficiaros, a posteriori os dañará; y mucho además. Tened en cuenta que el trabajo no declarado no será válido para calcular el paro o la jubilación. De hecho hay mucha gente que se ha visto con una pensión enana aún a pesar de cobrar bien toda su vida. ¿Por qué? Pues por haber recibido dinero en “B”.

En este punto también cabría destacar que evadir impuestos es algo inmoral, pues de ellos depende que vuestros hijos puedan disfrutar de educación pública, que haya seguridad en las calles o mismamente que podáis acceder a la sanidad libremente.

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Sobre el autor Jon Sainz

Programador industrial, blogger profesional y Coordinador de Contenidos de Cursos.com.

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