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22 diciembre, 2020 - Fani Caneda

¿Eres una persona muy organizada y responsable? ¿Quieres trabajar en una oficina? Todas las grandes empresas necesitan personas que se encarguen de asistir a sus equipos directivos. ¡Esta podría ser una buena opción para ti! Pero, ¿sabes qué estudiar para ser secretaria de dirección?

En este artículo vamos a explicarte cómo prepararte para poder optar a este tipo de puestos laborales. ¡Sigue leyendo para descubrirlo!

 

¿Qué es una secretaria de dirección?

La secretaria de dirección se encarga de realizar todas aquellas tareas auxiliares y de gestión que faciliten la labor del equipo directivo de una compañía. Recibir clientes, atender llamadas telefónicas, organizar reuniones… ¡Las funciones son amplias y muy variadas!

Su labor es esencial para el correcto funcionamiento de las grandes y medianas empresas. Por eso, hoy en día existe una amplia demanda de profesionales bien preparados, sobre todo en el sector financiero y en el ámbito sanitario privado. También son varios los despachos de abogados y las instituciones internacionales que requieren los servicios de una secretaria de dirección. ¡Son muchas las oportunidades laborales!

Además, el sueldo medio de una secretaria de dirección en España es de unos 19.000 euros al año. La cifra puede variar según la experiencia, el tipo de empresa o las funciones concretas a desarrollar.

 

“El 90 % de los puestos ofertados de secretariado de dirección son a tiempo completo.”

 

Las tareas de la secretaria de dirección

Algunas de las tareas que tiene que llevar a cabo una secretaria de dirección en su día a día son las siguientes:

  • Planificar las citas y gestionar la agenda del equipo directivo priorizando las reuniones más importantes y reubicando aquellas que deban ser aplazadas.
  • Mantener al día la agenda de contactos y gestionar las comunicaciones con los clientes, con los proveedores, con los socios, etc.
  • Organizar los viajes de empresa: reservar los vuelos, buscar los hoteles, gestionar los desplazamientos al aeropuerto, etc.
  • Atender la recepción del departamento de dirección y las llamadas telefónicas.
  • Redactar, emitir y archivar los documentos que sean necesarios.
  • Encargarse de la clasificación de la correspondencia.

De todas formas, las funciones pueden variar dependiendo de cada empresa y sus necesidades.

 

Qué estudiar para ser secretaria de dirección

Antiguamente era habitual trabajar de secretaria sin poseer ningún tipo de titulación específica. Bastaba con tener las habilidades imprescindibles, como saber mecanografía y ser una persona muy organizada. Sin embargo, hoy en día existen diferentes titulaciones relacionadas con este puesto.

Para llegar a ser secretaria de dirección, tienes las siguientes opciones formativas:

  • Apuntarte al ciclo de Formación Profesional de Técnico Superior en Asistencia a la Dirección.
  • Realizar un curso de secretariado de dirección. Actualmente existe una amplia oferta de cursos especializados.
  • Másteres y posgrados de secretariado de dirección.

Recuerda que para realizar una FP o un master deberás contar con la titulación previa que se especifique en los requisitos de acceso de cada curso concreto. Además, ten en cuenta que estas formaciones suelen tener una duración de unos dos años, más o menos.

Los cursos de especialización son una opción estupenda para las personas que quieren ampliar su currículum y formarse en este ámbito. Muchos de los cursos que se ofertan son online a distancia, por lo tanto, si necesitas flexibilidad horaria, sin duda alguna deberías considerar esta opción.

 

Contenidos habituales de los cursos de secretariado de dirección

Los programas formativos de los cursos de secretariado de dirección pueden variar significativamente de unos centros de estudio a otros. No obstante, por lo general, todos suelen incluir contenidos relacionados con los siguientes temas:

  • La administración y la gestión de las comunicaciones.
  • La gestión del tiempo, la organización y la planificación.
  • La organización de eventos, reuniones y viajes.
  • El tratamiento y la gestión de documentos.
  • La gestión de datos.
  • La organización, la clasificación y la presentación de la información.

A la hora de elegir tu curso de especialización de secretariado de dirección, recuerda analizar y comparar los diferentes programas formativos para poder decidirte por el que sea más completo. Tampoco olvides comprobar si esos temarios están actualizados y si se adaptan a la realidad del sector laboral.

 

Qué estudiar para ser secretaria de dirección: complementos de formación

Para tener un currículum competitivo a la hora de optar a puestos de secretaria de dirección, conviene que complementes tu formación con materias como las siguientes:

  • Idiomas: hoy en día en muchas ofertas de empleo se especifica que hace falta tener conocimientos de inglés para poder optar al puesto que se desea cubrir. Si ya dominas este idioma, siempre puedes empezar a estudiar otro: francés, alemán, italiano, etc. ¡Cuantos más mejor!
  • Informática: para trabajar asistiendo a un equipo de dirección es imprescindible dominar las diferentes herramientas informáticas y los programas básicos de ofimática.
  • Protocolo: en muchas empresas necesitan que sus secretarias de dirección tengan conocimientos de protocolo. Por ejemplo, para organizar ciertos eventos, serán muy útiles estos conocimientos.

 

Habilidades y competencias de la secretaria de dirección

Como puedes ver, las secretarias de dirección deben contar con un perfil profesional polivalente.

Algunas de las habilidades y de las competencias necesarias para poder desarrollar las funciones de este puesto de manera profesional son las siguientes:

  • Habilidades organizativas y de gestión.
  • Gran capacidad de trabajo en equipo.
  • Habilidades sociales, empatía y paciencia.
  • Ser una persona respetuosa y afable.
  • Tener competencias comunicativas y de redacción.
  • Tener competencias digitales.
  • Ser una persona discreta y de confianza.
  • Ser una persona resolutiva y mostrar iniciativa.
  • Tener flexibilidad horaria.
  • Ser una persona rigurosa y puntual.

 

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